Hoe zorg je als werkgever voor een goed functioneringsgesprek?

Je bent niet verplicht om een functioneringsgesprek of een beoordelingsgesprek te voeren met je werknemers. Deze gesprekken bevorderen echter wel hun ontwikkeling. Bovendien vergroot je de kans ermee om medewerkers langer aan je organisatie te binden. Daarnaast kan je met een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek slechte prestaties van een werknemer aan de orde stellen. In deze blog gaan we in op een goede aanpak van een functioneringsgesprek.

Een functioneringsgesprek is niet gelijk aan een beoordelingsgesprek. Bij een functioneringsgesprek is sprake van tweezijdigheid, omdat jij en de werknemer elkaar feedback geven. Beoordelingsgesprekken zijn eenzijdig. Je zegt tegen de werknemer wat deze goed doet en wat hij of zij beter kan doen.

Verschil tussen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

Tijdens het functioneringsgesprek kijken de gesprekspartners terug op de afgelopen periode en kijken ze vooruit naar de toekomst. In een beoordelingsgesprek staat vooral het verleden centraal. Zo’n gesprek is ook meestal een uitgangspunt voor contractverlenging, loonsverhoging, promotie of ontslag.

Frequentie van functioneringsgesprekken

Je bepaalt zelf in welke frequentie je functioneringsgesprekken voert. Als je werknemer het hele jaar hetzelfde werk doet, dan is jaarlijks één functioneringsgesprek genoeg. Bij wijzigingen van het werk tijdens het jaar of een zich snel ontwikkelende werknemer zijn meerdere functioneringsgesprekken nodig.

Informatie om een functioneringsgesprek goed voor te bereiden

Met deze informatie over je werknemer ga je het functioneringsgesprek goed in:

• Functiebeschrijving: deze geeft bijvoorbeeld aan wat de verantwoordelijkheden van de werknemer zijn.
• De prestaties van de werknemer: dat zijn bijvoorbeeld de resultaten van projecten, de aanwezigheid van de werknemer of zijn of haar verkoopcijfers.
• Feedback van collega’s en klanten: ga in je team na hoe collega’s met de werknemer samenwerken en/of lees reviews van klanten; zet verder voorbeelden van zaken die je in de werknemer waardeert op een rij en bepaal waar nog verbeterkansen liggen.

Goede vragen voor een functioneringsgesprek

Je kunt je werknemer deze vragen stellen tijdens het functioneringsgesprek:

• Wat is er dit jaar goed gegaan?
• Welke doelen heb je bereikt?
• Wat verliep slechter dit jaar?
• Hoe zien je verbeterpunten voor het komende jaar eruit?
• Wat zou je willen leren?
• Hoe verloopt het samenwerken met je collega’s?
• Welke extra taken zou je binnen je functie willen?
• Hoe ziet je droombaan eruit?

Gespreksverslag en personeelsdossier

Maak een verslag van het functioneringsgesprek. Dat is verstandig om te doen, hoewel het niet verplicht is. Je kunt een gespreksverslag gebruiken als bewijslast als er ooit een rechtszaak komt tussen jou en een werknemer vanwege een arbeidsconflict. Het gespreksverslag kun je opnemen in het personeelsdossier van je werknemer. Zo’n dossier is wel verplicht.

Verbeterplan functioneren

Functioneren werknemers niet goed, dan moet je ze de gelegenheid geven tot verbetering. Behandel de verbeterpunten tijdens het functioneringsgesprek en stel samen een verbeterplan op. Voldoet de werknemer daarna nog steeds niet aan de functie-eisen dan kan je de afspraken over verbetering inzetten bij ontslag van de werknemer.

Duidelijkheid met een personeelshandboek

In een personeelshandboek kun je aan je werknemers laten weten hoe vaak en wanneer je een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek voert. Ook kan je daarin verduidelijken wat je tijdens deze gesprekken bespreekt en wat de mogelijke gevolgen zijn.

Tip

Vraag je werknemers om zich grondig voor te bereiden op een functioneringsgesprek. Het is een tweezijdig gesprek en het is belangrijk dat beide gesprekspartners vooraf goed weten hoe ze dat gesprek ingaan.

Bron: KVK